DOCUMENTACIÓN DEL PUNTO DE VENTA

Todo lo necesario para operar el sistema.

Guía para cajeros y administradores: desde abrir caja y realizar una venta hasta controlar inventario, sucursales, usuarios, reportes y seguridad.

Primeros pasos Operación del cajero Administración Resolver un problema

No encontré coincidencias.
Prueba con “corte”, “inventario”, “ticket”, “usuario” o “pago mixto”.

CAPÍTULO 1

Introducción

Conceptos básicos para entender cómo está organizado el Punto de Venta y quién puede usar cada parte.

¿Qué es el sistema?

Es un Punto de Venta (POS) que funciona desde el navegador en computadora o tablet. Permite vender y cobrar, controlar la caja, administrar inventario, trabajar con varias sucursales y consultar ventas, reportes y eventos de operación.

Ventas y cobro

Efectivo, tarjeta, transferencia, otro o pago mixto, con impresión de ticket.

Caja

Apertura con fondo inicial, ingresos, egresos y corte.

Inventario

Productos, categorías, existencias, entradas, salidas y traspasos.

Operación multi-sucursal

Sucursales con sus almacenes, cajas y usuarios.

Roles incluidos

Rol	Para qué sirve	Acceso general
ADMINISTRADOR	Control total del negocio.	Funciones administrativas, ventas, caja, inventario, usuarios, configuración, reportes y bitácora.
CAJERO	Venta, caja y corte.	Vender, abrir y cerrar caja, ingresos y egresos. No accede a funciones administrativas.

Los dos roles vienen preconfigurados. La versión actual no incluye una pantalla para crear roles adicionales ni cambiar los permisos de cada rol.

Conceptos clave

Concepto	Significado
Empresa	Tu negocio. Cada empresa ve únicamente su propia información.
Sucursal	Local o punto físico del negocio.
Almacén	Lugar donde se guarda mercancía.
Almacén de venta	Del que el POS descuenta inventario al vender.
Caja	Punto de cobro, por ejemplo “Caja 1”.
Sesión de caja	Periodo entre apertura y corte.
Fondo inicial	Efectivo con el que arranca la caja.
Folio	Número consecutivo de cada nota de venta.
Corte	Conteo y cierre de la sesión.
Bitácora	Historial de acciones: quién hizo qué, cuándo y desde qué IP.

CAPÍTULO 2

Primeros pasos

Cómo entrar al sistema, moverte entre pantallas y reconocer los mensajes de acceso más comunes.

Entrar al sistema

Abre la dirección web de tu negocio.
Escribe tu Usuario y Contraseña.
Pulsa ENTRAR.

Los usuarios administrativos entran al panel de administración; los cajeros llegan a Gestión Caja.

Para terminar tu turno utiliza Salir.

Mensajes al iniciar sesión

Mensaje	Qué significa
Escribe tu usuario y contraseña.	Falta llenar un campo.
Usuario o contraseña incorrectos.	Datos erróneos o usuario inactivo.
Tu sesión ya no está activa.	El usuario fue desactivado, borrado o cambió de rol/sucursal durante la sesión.
Cuenta suspendida.	La cuenta del negocio no está activa.

Navegación y ayuda

La barra superior muestra negocio, sección y accesos rápidos.
Muchas pantallas tienen un botón verde con ? para ayuda contextual.
Solo aparecen opciones permitidas para el usuario.
Las tablas extensas usan paginación.

CAPÍTULO 3

Operación diaria del cajero

El flujo normal de un turno desde que se abre la caja hasta que se realiza el corte.

Abrir caja→Vender→Ingresos / egresos si hacen falta→Corte

Abrir caja

Gestión Caja → ABRIR CAJA.
Elige una caja activa y libre.
Captura fondo inicial.
Agrega nota opcional.
ABRIR CAJA E IMPRIMIR.

Cada usuario solo puede tener una caja abierta y una caja solo puede estar abierta por un usuario.

Vender en el Punto de Venta

Encontrar productos

Selecciona categoría o usa Todos.
Busca por código, código de barras o nombre.
Un lector de código puede agregar el producto al enviar Enter.

Armar la venta

Toca una tarjeta para agregar una unidad.
Usa +, − o Quitar.
El precio es el del catálogo y el cajero no lo modifica.
Si no se permite vender sin existencia, el sistema respeta el stock disponible.

Consultar precio o existencia

Usa CONSULTAR PRECIO / EXISTENCIA para localizar hasta 8 coincidencias sin agregar productos a la venta.

Cobrar

Forma	Uso
EFECTIVO	Captura efectivo recibido y calcula cambio.
TARJETA	Registra el pago; no conecta con terminal bancaria.
TRANSFERENCIA	Registra el total como transferencia.
OTRO	Otra forma de pago.
MIXTO	Divide el total entre dos o más formas si está habilitado.

Pago mixto: la suma debe coincidir exactamente con el total.

Venta realizada y tickets

Al terminar se muestra folio, sucursal, caja, total y cambio cuando aplica. Puedes iniciar nueva venta, imprimir ticket o regresar a caja.

Ventas recientes muestra las últimas 30 ventas de la sesión. Buscar ticket permite localizar por folio, fechas y estado, con hasta 200 resultados.

Cancelar una venta

Abre el ticket.
Captura motivo.
Si tu usuario no puede cancelar, un supervisor autoriza con sus credenciales.
Confirma.

La venta queda CANCELADA, el inventario regresa y, si hubo efectivo, se registra la devolución.

Las cancelaciones son completas; no existen cancelaciones parciales.

Ingresos y egresos

Ingreso registra efectivo que entra al cajón sin ser venta. Egreso registra efectivo que sale. Ambos requieren monto y motivo.

Corte de caja

Cuenta el efectivo.
Gestión Caja → Corte de caja.
Captura efectivo contado.
CERRAR CAJA E IMPRIMIR.

Corte ciego: el cajero no ve el efectivo esperado antes de cerrar.

Esperado = fondo inicial + ventas en efectivo + ingresos − egresos − devoluciones en efectivo.

Impresión

Navegador: cuadro de impresión normal.
Directa en tablet (Cleanter): envía el ticket directo a la impresora cuando Cleanter está abierto.

Si falla la impresión directa, la operación ya quedó guardada y puede reimprimirse después.

CAPÍTULO 4

Administración del negocio

Funciones disponibles para usuarios con permisos administrativos.

Dashboard

Muestra ventas del día, cajas abiertas, productos activos, cancelaciones y productos bajos, además de accesos a las áreas administrativas.

Productos

Campo	Notas
Código	Obligatorio, único y también funciona como código de barras.
Nombre	Obligatorio.
Categoría	Opcional.
Precio	Obligatorio, no negativo.
Existencia inicial	Opcional; genera inventario inicial.
Imagen	JPG, PNG o WebP hasta 8 MB, máximo 800×800 px.

Las existencias se modifican con entradas, salidas y traspasos. Los productos con historial se inhabilitan en vez de borrarse definitivamente.

Categorías

Agrupan productos y aparecen como botones en POS e inventario. Se pueden crear, editar, ordenar, activar o desactivar.

Inventario

Existencias

Consulta por producto y almacén.

Entrada

Agrega mercancía.

Salida

Descuenta por merma, daño, consumo u otro motivo.

Traspaso

Mueve mercancía entre almacenes.

Historial

Documentos completos.

Movimientos

Detalle tipo kardex.

Ventas y reportes

Ventas muestra hasta 200 registros recientes con detalle. Los reportes son de consulta.

Reporte	Qué muestra
Ventas	Totales, ticket promedio, canceladas y formas de pago.
Caja	Sesiones, fondos, efectivo, ingresos, egresos, devoluciones, contado y diferencia.
Inventario	Existencias, mínimos y productos bajos.
Movimientos	Entradas, salidas, ventas, cancelaciones y traspasos.

Cajas abiertas y corte remoto

Permite ver sesiones abiertas. El corte remoto se usa cuando una sesión quedó abierta y el cajero ya no puede cerrarla; queda marcado y registrado en Bitácora.

Usuarios

Se capturan nombre, usuario único, contraseña mínima de 8 caracteres, rol y sucursal cuando corresponda.

No puedes desactivar o borrar tu propio usuario conectado.
Si hay historial, desactiva en vez de borrar.
Cada persona debe tener su propia cuenta.

Sucursales, almacenes y cajas

Al crear una sucursal se genera automáticamente un Almacén Principal y una Caja 1. Puedes agregar más y elegir el almacén que usa el POS.

Sin almacén de venta configurado no se puede vender en la sucursal.

Configuración

Incluye datos del negocio, moneda, zona horaria, mensaje del ticket, imágenes, venta sin existencia, efectivo recibido, cambio destacado, impresión automática, ancho de ticket y pago mixto.

La configuración de impresión “en este dispositivo” se guarda únicamente en ese navegador/equipo.

Bitácora

Registra accesos, caja, ventas, cancelaciones e intentos, productos, usuarios, inventario y cambios de configuración.

CAPÍTULO 5

Roles y permisos

Resumen práctico de las capacidades de los dos roles.

Área	Administrador	Cajero
Realizar ventas	Sí	Sí
Consultar ventas de todas las cajas	Sí	No
Cancelar sin supervisor	Sí	No
Abrir / cerrar caja	Sí	Sí
Ingresos / egresos	Sí	Sí
Productos y categorías	Sí	No
Inventario	Sí	No
Usuarios	Sí	No
Configuración	Sí	No
Sucursales / almacenes / cajas	Sí	No
Bitácora	Sí	No

El permiso de Consultar ventas también decide si el usuario ve tickets de todas las cajas y totales esperados durante el corte.

CAPÍTULO 6

Mensajes frecuentes y solución de problemas

Revisa estos avisos antes de solicitar soporte.

“Tu usuario no tiene una sucursal asignada.”

El administrador debe asignarla desde Usuarios → Editar.

“No hay cajas disponibles en tu sucursal.”

Todas están ocupadas o desactivadas. Cierra una, activa otra o realiza corte remoto si corresponde.

“Esa caja ya fue abierta por otro usuario.”

Selecciona otra caja disponible.

“La sucursal no tiene un almacén de venta configurado.”

En Sucursales → Almacenes usa USAR EN POS sobre el almacén correcto.

“Tu caja está cerrada.”

Abre una caja nueva.

“[Producto] solo tiene N en existencia.”

Registra entrada o revisa con el administrador si se permite venta sin existencia.

“[Producto] cambió de existencia mientras cobrabas.”

Otra caja modificó el stock. Actualiza e intenta de nuevo.

“La suma de las formas de pago no coincide con el total.”

Ajusta el pago mixto hasta que Falta sea $0.00.

“El pago mixto no está habilitado.”

Un administrador puede activarlo en Configuración.

“Abre una caja antes de cancelar una venta.”

Necesitas una sesión abierta para registrar la devolución en efectivo.

“Se requiere usuario y contraseña de supervisor.”

Un supervisor con permiso de cancelación debe capturar sus datos.

“No tienes permiso para realizar esta acción.”

Pide al administrador que revise tu rol.

“La sesión del formulario expiró.”

Regresa, recarga y repite la operación.

“No se pudo imprimir directamente.”

Verifica Cleanter e impresora, reintenta o usa IMPRIMIR CON NAVEGADOR.

“Cuenta suspendida.”

Contacta al administrador del sistema.

CAPÍTULO 7

Alcances y limitaciones

Qué no realiza la versión actual.

No calcula impuestos; el total es precio por cantidad.
No maneja descuentos ni cambios de precio durante la venta.
No factura ni se conecta a terminales bancarias.
Las cancelaciones son totales; no hay devoluciones parciales.
Los folios son consecutivos por empresa.
El inventario acepta hasta 3 decimales, pero cada toque en POS agrega una unidad.
No existe pantalla específica de ajustes; corrige con Entrada o Salida y explica el motivo.
Para retirar un producto se recomienda desmarcar Producto activo.
No hay pantalla de usuario para crear roles adicionales.

CAPÍTULO 8

Buenas prácticas de seguridad

Recomendaciones para mantener trazabilidad y reducir errores.

Una cuenta por persona. No compartas usuarios ni contraseñas; así la Bitácora identifica correctamente cada acción.

Desactiva cuentas de personas que ya no trabajan en el negocio.
Usa Salir cuando dejes el equipo.
Haz el corte al final de cada turno.
Reserva el corte remoto para casos excepcionales.
El supervisor debe escribir personalmente su contraseña al autorizar una cancelación.
Revisa la Bitácora con regularidad, especialmente cancelaciones, cortes remotos y diferencias de caja.